Six stratégies clés pour créer une lettre de présentation adaptée au ATS

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Vous postulez pour l'emploi idéal et vous êtes convaincu que votre CV est optimisé pour les système de gestion des candidatures (ATS). Vous avez suivi toutes les règles pour vaincre les robots et vous avez inclus les mots-clés importants. Mais vous vous demandez probablement ce qu'il en est de votre lettre de présentation et si elle doit également être optimisée pour les ATS.

La réponse est simple : oui ! Tout comme vous avez travaillé dur pour préparer un CV optimisé pour le ATS, vous aurez également besoin d'une lettre de présentation adaptée au ATS pour vous assurer qu'elle passera à travers les filtres de sélection du ATS et atteindra des yeux humains. Lorsque vous postulez à un emploi, vous devez profiter de toutes les occasions qui se présentent à vous pour que votre candidature franchisse la ligne d'arrivée et arrive entre les mains du responsable du recrutement.

Dans cet article, nous présentons six stratégies que vous pouvez utiliser pour créer une lettre de motivation adaptée au ATS. Il s'agit de : comprendre la lettre de présentation, maximiser vos chances, écrire pour la clarté, faire correspondre les mots-clés, choisir le bon format et le bon nom de fichier, et structurer votre lettre de présentation..

Six stratégies ATS clés pour les lettres de présentation

1. Comprendre la lettre de présentation
    

   Une lettre de présentation peut être définie comme « l'introduction parfaite ». Elle n'est pas une répétition de votre CV et doit être rédigée avec soin. C'est en fait la première occasion de persuader un recruteur de vous donner une chance d'obtenir une entrevue.

   La plupart des recruteurs préfèrent une lettre de présentation, même si l'offre d'emploi ne l'exige pas. En fait, selon Jobscan1 , 83 % des professionnels des ressources humaines affirment qu'ils évaluent les lettres de présentation dans le cadre de leur décision d'embauche. En fait, votre lettre de présentation est un outil de marketing personnel précieux qui complète votre CV et augmente vos chances d'être sélectionné pour une entrevue.

   Vous devrez effectuer des recherches sur l'entreprise à laquelle vous postulez et examiner attentivement l'offre d'emploi pour trouver les compétences clés, les préférences en matière d'éducation et l'expérience qui figurent en tête de leur liste de priorités.

   L'idée de la lettre de présentation est d'accompagner le CV, mais pas de répéter exactement les mêmes informations. Alors que le curriculum vitae est un document simple comportant des dates et des titres de postes, la lettre de présentation est davantage une introduction professionnelle qui peut mettre en valeur vos compétences transférables et vos réalisations de manière plus détaillée. De cette façon, votre lettre de présentation peut créer le récit parfait pour démontrer que vous êtes le meilleur candidat pour le poste.

   Conseil : même si l'offre d'emploi ne demande pas de lettre de présentation, incluez-en une et veillez à ce qu'elle soit adaptée aux normes ATS.

   Source : https://www.jobscan.co/blog/cover-letter-robot-approved/¹

2. Maximiser vos chances
    

   Votre lettre de présentation est votre plateforme marketing personnelle pour obtenir l'emploi de vos rêves ! En créant une lettre de présentation bien rédigée, optimisée et adaptée au ATS, vous maximisez vos chances, que l'employeur utilise ou non un système de filtrage ATS.

   Lorsque vous rédigez une lettre de présentation, les mêmes règles que vous avez suivies pour votre CV s'appliquent, mais vous devez également veiller à ce que votre lettre soit bien rédigée, organisée avec vos coordonnées et exempte de fautes d'orthographe. Vous devez également adapter votre lettre de présentation à chaque offre d'emploi.

   En clair, du point de vue de l'employeur, votre lettre de présentation doit répondre aux six questions suivantes :

   1. Où avez-vous vu l'offre d'emploi ou entendu parler du poste ?
   2. Quelles sont vos compétences et votre expérience ? (Il ne s'agit pas de répéter votre CV).
   3. Pourquoi êtes-vous un bon candidat pour notre culture d'entreprise ? (Évaluez et comprenez le type de poste, examinez le vocabulaire de l'offre d'emploi à la recherche d'indices et faites des recherches sur le site Web de l'employeur et ses publications dans les médias sociaux pour déterminer ses attitudes, ses opinions et ses valeurs).
   4. Quelle est la raison pour laquelle vous postulez à cet emploi ? (Veillez à démontrer un intérêt marqué pour la candidature au poste !)
   5. Que savez-vous de notre entreprise ? (Faites vos recherches et assurez-vous d'examiner leur déclaration de mission).
   6. Quelle valeur spécifique apporterez-vous à notre entreprise ? (Étayez votre affirmation par des preuves. Plus vous pouvez quantifier vos réalisations, mieux c'est).

   
   Remarquez dans la liste ci-dessus que votre lettre de présentation devra être spécifiquement adaptée à chaque emploi auquel vous postulez. Votre objectif est de donner à la personne responsable du recrutement un aperçu plus approfondi de votre adéquation au poste. C'est l'occasion de montrer que vous correspondez bien au profil recherché et les raisons pour lesquelles elle devrait vous engager.

   Étant donné que l'ATS suit les compétences, la formation et l'expérience professionnelle requises pour une description de poste spécifique, il recherchera des mots-clés ciblés dans votre lettre de présentation. Cela signifie que si vous postulez à un emploi qui ne vous convient vraiment pas, vous serez immédiatement éliminé et vos efforts seront perdus.

   Lorsque vous ajoutez une lettre de présentation optimisée à votre CV optimisé, vous avez beaucoup plus de chances de passer à travers les filtres ATS et d'atteindre le niveau suivant, plus proche de votre prochaine entrevue d'embauche, et de votre nouvel emploi !

   Conseil : que vous rédigiez votre CV ou la lettre de présentation qui l'accompagne, il est important de vous concentrer uniquement sur les offres d'emploi qui correspondent à vos compétences et à votre expérience afin de maximiser vos chances d'être présélectionné pour une entrevue.

3. Écrire pour la clarté
    

   Le rôle des robots ATS est de noter votre lettre en fonction de sa compatibilité avec la description du poste. Pour ce faire, il analyse toutes les candidatures en fonction des compétences spécifiques et des mots-clés importants contenus dans sa base de données pour une candidature donnée.

   La clarté d'un format simple et lisible est un avantage lorsque votre lettre de présentation est transmise au personnel des ressources humaines ou à un responsable du recrutement. Même avec un système de gestion des candidatures, les responsables de l'embauche doivent faire face à un grand nombre de candidatures, c'est pourquoi vous devez donner le meilleur de vous-même.

   UUtilisez une police propre telle que Calibri, Helvetica, Georgia ou Times New Roman. Par rapport aux polices plus élaborées, ce sont les meilleurs choix pour passer les filtres de l’ATS. Veillez à éviter les caractères spéciaux susceptibles d'être mal interprétés par les ATS, tels que le signe de pourcentage, le point d'exclamation ou le signe égal. Souvent, les candidats incluent un lien URL vers leur profil LinkedIn ou vers leur portfolio de travail en ligne. Si vous incluez des hyperliens dans votre lettre de présentation, veillez à écrire les URL en entier (par exemple, https://www.linkedin.com/in/mynamehere).

   L'espacement est également important ! N'incluez pas d'espaces supplémentaires, surtout lorsque vous faites correspondre des mots-clés, sinon l'ATS risque de ne pas les reconnaître. Par exemple, si le mot-clé que vous utilisez est « correction d'épreuves », vous ne devez pas taper « correction d'épreuves » comme deux mots dans votre lettre de présentation.

   Conseil : les robots ATS ne seront pas inspirés par une lettre de présentation rédigée de manière élaborée. Veillez à ce que votre lettre de présentation soit simple et claire, avec une formulation simple, afin que l'ATS puisse lire facilement vos informations clés.

4. Mots-clés correspondants
    

   Lors de la création de votre lettre de présentation adaptée à l'ATS, vous devrez vous assurer que vous utilisez les mêmes mots-clés que ceux utilisés dans votre CV adapté à l'ATS. Cependant, la lettre de motivation vous offre un format plus large pour développer les mots-clés et démontrer que vous êtes le bon candidat pour le poste.

   Lorsque vous rédigez votre lettre de présentation, veillez à lire attentivement la description du poste et à noter les qualifications, aptitudes et compétences requises par l'employeur. Il s'agira notamment de compétences techniques et pratiques telles que Microsoft Office, les études de marché et la correction d'épreuves. L'employeur peut également rechercher une certification ou un diplôme spécifique.

   Prenez le temps de faire correspondre le vocabulaire de votre lettre de présentation à la description du poste. L'utilisation des bons mots-clés augmentera la facilité de recherche et vous aidera à passer les filtres ATS.

   Pour trouver des mots-clés potentiels, commencez par mettre en évidence les exigences qui correspondent à vos qualifications et à votre expérience professionnelle. Lorsque vous préparez le contenu de votre lettre de présentation, utilisez les termes exacts qui figurent dans la description du poste. Prenez note des acronymes ou abréviations utilisés dans la description du poste, tels que MS Office, CRM ou B2B, et reproduisez ce format en utilisant ces acronymes dans le contenu de votre lettre de présentation.

   Ensuite, énumérez tous les mots-clés pertinents que vous pouvez trouver dans la description du poste. Si vous remarquez que des compétences essentielles ou générales sont répétées, cela signifie qu'il s'agit de « mots-clés importants ». Les ATS rechercheront spécifiquement ces mots-clés importants. Essayez donc de les imiter autant de fois dans votre lettre de présentation qu'ils sont répétés dans l'offre d'emploi.

   Enfin, sachez que les employeurs disposent d'un large éventail de mots-clés qu'ils peuvent utiliser dans toutes les offres d'emploi qu'ils publient. Vous voudrez essayer d'identifier tous les mots-clés qu'un employeur énumère, il est donc très important d'examiner attentivement l'offre d'emploi. Considérez la liste suivante de mots-clés qui pourraient être utilisés dans une offre d'emploi d'assistant administratif :

   • Assistance administrative
   • Comptabilité
   • Service à la clientèle
   • Saisie de données
   • Transcription des minutes
   • Le souci du détail
   • Multitâche
   • Résolution de problèmes

   
   Conseil : Vous pouvez prendre des mesures supplémentaires pour identifier les mots-clés les plus ciblés pour un poste. Commencez par faire des recherches sur le secteur, l'entreprise et la profession pour lesquels vous postulez, et prenez note des aptitudes et compétences spécifiques. Recherchez vos domaines d'alignement sur ces compétences dans votre propre parcours et expérience professionnelle, et concentrez-vous sur ces mots-clés en particulier.

5. Choisir le bon format et le bon nom de fichier
    

   Veillez à lire attentivement l'offre d'emploi et à prendre note des instructions pour soumettre votre candidature (c'est-à-dire votre CV et votre lettre de présentation) en ligne. Les instructions peuvent préciser le format de fichier requis, et même le nom que vous devez donner au fichier. Le plus souvent, le format de fichier préféré est un fichier PDF (.pdf) ou un fichier Microsoft Word (.docx). Suivez toujours les instructions spécifiques de l'offre d'emploi lorsque vous mettez en forme vos documents pour votre candidature.

   Le plus souvent, il vous sera demandé d'envoyer un PDF de votre lettre de présentation. Le format PDF est devenu le format de fichier standard pour le partage de documents et peut vous aider à paraître plus professionnel aux yeux des employeurs potentiels.

   Toutefois, si vous remarquez qu'une offre d'emploi ne précise pas le format de fichier à utiliser, la meilleure option est d'envoyer vos documents sous forme de fichiers Microsoft Word. Certaines agences de recrutement automatique ne sont pas en mesure de lire les documents PDF. En envoyant votre document au format MS Word, vous réduirez les risques que cela constitue un obstacle à l'examen de votre candidature.

   Il est également important de donner à votre lettre de présentation un nom qui puisse être recherché. Si votre lettre de présentation doit être envoyée par voie électronique à un responsable du recrutement ou classée pour qu'il puisse la retrouver, l'inclusion de votre nom et de votre prénom dans le nom du fichier permettra d'éviter que votre document ne se perde parmi les nombreux autres documents en cours de révision. L'objectif est de faire en sorte que tout responsable du recrutement puisse facilement localiser et identifier votre ddocument lorsqu'il voudra le lire de plus près et voir ce que vous avez à offrir.

   Quelques règles simples s'appliquent à la dénomination des fichiers. Premièrement, comme nous l'avons mentionné, veillez à utiliser votre prénom et votre nom de famille dans le nom de votre fichier. Deuxièmement, incluez les mots « lettre de présentation »dans le nom de votre fichier. Ce qui est vraiment important, c'est que vous ne soumettiez pas une lettre de présentation avec le seul titre « lettre de présentation »pour le nom de votre fichier, car votre lettre pourrait se perdre parmi les nombreuses autres « lettres anonymes » soumises par d'autres candidats.

   Conseil : Pour mieux suivre les candidatures que vous soumettez, vous pouvez également inclure une date dans le nom de fichier de votre lettre de motivation. Cela permet également de rappeler à l'employeur que vous avez postulé à un emploi avant la date limite affichée. Voici un exemple : sam-brown-cover-letter-june-12-2022.pdf. Vous pouvez également inclure le poste ou l'employeur dans le nom de votre fichier.

6. Structurer votre lettre de présentation
    

   La création d'une lettre de présentation professionnelle peut être un véritable défi. Voici un aperçu qui vous aidera à aborder au mieux la rédaction de votre lettre de présentation.

   Vos coordonnées : Une lettre de présentation est un document professionnel et doit être formatée comme tel. Votre nom complet, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique sont autant d'informations essentielles qui doivent figurer dans votre lettre de présentation.

   Date : Indiquez également dans votre lettre une date qui correspond au jour où vous prévoyez d'envoyer votre demande d'emploi.

   Détails sur l'employeur : Parfois appelée adresse interne, toute lettre de présentation professionnelle doit inclure le nom et l'adresse complète de l'entreprise (si elle est connue) dans un bloc de texte après la date de votre lettre. Incluez le nom de la personne à contacter (si possible).

   Salutation : Recherchez le nom du responsable du recrutement dans l'offre d'emploi. S'il n'y figure pas, vous pourrez peut-être trouver le nom du responsable des ressources humaines sur le site web de l'entreprise. Sinon, adressez simplement votre lettre à « Cher responsable du recrutement : » ou « Cher responsable des ressources humaines ».

   Introduction : Le premier paragraphe doit être court et comporter environ trois ou quatre phrases. Tout d'abord, identifiez votre domaine de compétence pour le poste auquel vous postulez et indiquez où vous avez vu l'offre d'emploi. Ensuite, expliquez ce qui vous a inspiré ou motivé à postuler auprès de cette entreprise. Terminez ce paragraphe par une déclaration finale qui est positive et montre votre enthousiasme pour le poste auquel vous postulez. Soyez bref, mais essayez de souligner en quoi vous êtes en phase avec le poste ou l'entreprise elle-même.

   Vous pouvez mentionner votre grande passion pour votre profession ou un ensemble de compétences spécifiques en rapport avec le poste. Ne vous contentez pas de dire que vous « serez un atout pour l'entreprise » ou que « l'obtention de ce poste sera bénéfique pour vous ».

   Développement : Les deux paragraphes suivants révèlent ce que vous savez de l'entreprise et développent les raisons pour lesquelles vous postulez à cet emploi. Vous devez également montrer comment vous vous intégrez dans la culture de l'entreprise. L'une des façons de le faire est de montrer que vous êtes en phase avec la mission, les objectifs et les valeurs de l'entreprise. C'est dans cette partie de votre lettre que vous avez l'occasion parfaite d'illustrer la valeur que vous apporterez à votre rôle en incluant des résultats quantifiables (mesurables). Donnez des exemples précis tirés d'emplois antérieurs, d'expériences scolaires ou de bénévolat qui montrent que vous correspondez bien à ce que l'employeur recherche chez un nouvel employé.

   Conclusion : Il s'agit d'un court paragraphe qui confirme votre intérêt, vous permet d'inclure tout lien vers votre portfolio en ligne, et répète les meilleures coordonnées pour vous joindre, comme votre numéro de téléphone portable. Utilisez une signature professionnelle telle que « Sincèrement », « Cordialement », « Amitiés » ou « Respectueusement" » après quoi vous devez indiquer votre nom complet sur une ligne séparée. Si vous avez numérisé votre signature sous forme d'image, vous pouvez également la placer dans l'espace situé entre votre signature et votre nom complet. Évitez de taper votre nom et d'imiter une signature en stylisant votre nom avec une police calligraphique. Cela peut nuire à vos efforts, et il est préférable de ne pas utiliser de signature si vous n'en avez pas de scannée.

   Conseil : N'oubliez pas que votre tâche ultime consiste à montrer clairement, à l'aide d'exemples ou de scénarios spécifiques, en quoi vous serez un atout pour cet employeur. Vous devez utiliser cette technique dans tout le développement de votre lettre de présentation, le cas échéant. Montrez de manière authentique et professionnelle en quoi vous êtes un bon candidat pour le poste, tout en laissant transparaître votre personnalité !

En résumé

Lorsque vous verrez une annonce pour l'emploi de vos rêves, vous voudrez profiter de toutes les occasions possibles pour être sélectionné pour une entrevue. Pour vous démarquer des autres, vous devrez utiliser tous les derniers outils et stratégies disponibles. Une lettre de présentation bien rédigée et adaptée au ATS maximisera vos chances d'être convoqué à une entrevue.

Il faut du temps supplémentaire pour rédiger une bonne lettre de présentation et s'assurer qu'elle est également adaptée aux besoins de l'ATS. Toutefois, le temps que vous consacrerez à cette tâche en vaudra la peine si vous vous retrouvez avec un emploi que vous aimez et qui vous apporte un plus grand bonheur dans votre vie. N'oubliez pas de profiter de cette occasion pour vous démarquer des autres candidats, plutôt que d'essayer de battre les robots !

Et n'oubliez pas que si vous avez besoin d'aide pour explorer vos options de carrière, vous pouvez vous adresser à un coach professionnel ou à un coach en affaires, à une organisation de services de carrière dans votre communauté locale ou à nos programmes d'assistance professionnelle et de formation en ligne qui peuvent vous aider à identifier et à atteindre vos objectifs en matière d'emploi ou de travail autonome.

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• Ressources en ligne d'exploration de carrière et de recherche d'emploi pour les personnes faisant face à des obstacles à l'emploi :
  Si vous éprouvez des obstacles à l'emploi, vous pourriez être admissible à des services. Visitez le site AnyCareer.ca pour plus d'informations et pour postuler en ligne.

• Formation professionnelle en ligne :
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